Správa duplicitných záznamov v CRM systéme

Duplicitné záznamy patria medzi najznámejšie chyby pri evidencii údajov. Vznikajú, keď používatelia pridávajú alebo nahrávajú kontakty a organizácie, synchronizujú údaje so softvérom tretích strán a v podstate ide o každý proces, ktorý aktualizuje údaje do CRM systému a častokrát spôsobujú katastrofu v produktivite.

Zapnutie alebo vypnutie pravidiel hľadania duplikátov v CRM systéme

Nastavenie správnej kontroly duplicitných záznamov trvá určite kratší čas ako čas, ktorý sa minie na riešenie vzniknutého problému. Rovnaký Jožko Mrkvička, ktorý sa napríklad objavuje dvakrát v predajnom procese, môže vyústiť do toho, že dvaja predajcovia sa budú snažiť vyhrať obchod toho istého potenciálneho zákazníka. Mnoho duplicít sa dokáže nakoniec objaviť a správne upraviť ale mnoho duplicitných záznamov zostáva neobjavených a takmer vždy sa dostanú do dôležitých, ale bohužiaľ nepresných reportov a zoznamov.

Aby sa obmedzil počet duplicitných záznamov a z dôvodu zachovania integrity údajov v CRM systéme je vhodné nastaviť pravidlá hľadania duplikátov. Tieto nastavenia nájdete v hlavnom menu kliknutím na:

  1. Nastavenia > Nastavenie CRM > Správa modulov > Nastavenia formulárov
  2. Následne si hore vo výbere zvolíme CRM modul pre ktorý chceme nastaviť kontrolu duplicitných záznamov (napr. Organizácie)
  3. klikneme na záložku Duplicate Prevention
  4. Zaškrtnite alebo zrušte kontrolu duplicít nastavením políčka Enable duplicate check
  5. Po zapnutí hľadania duplikátov pridajte do textového poľa maximálne tri polia, ktoré spolu tvoria jedinečný záznam. Môže to byť napríklad jedinečné číslo záznamu, priezvisko a meno alebo priezvisko a meno organizácie
  6. Nastavte jeden z troch spôsobov, ako by ste chceli, aby Vtiger CRM spracovával duplikáty, ktoré nájde, keď sú záznamy pridané do Vtiger aplikáciou tretích strán
    • Preferovať najnovší záznam [Prefer latest record] – Najnovšie upravené údaje sa zachovajú
    • Preferovať interný záznam [Prefer internal record]- Existujúci záznam sa zachová tak, ako je
    • Preferovať externý záznam [Prefer external record]- Údaje z externej aplikácie sa skopírujú

CRM systém teraz kontroluje duplikáty, keď používateľ zadá alebo aktualizuje záznam, počas importu údajov, alebo počas synchronizácie z aplikácie tretej strany. Duplikáty sa nehľadajú, keď používateľ zlúči dva záznamy, alebo aktivuje odstránený záznam z koša.

Ak CRM systém obsahuje príliš veľký počet záznamov, hľadanie duplikátov môže trvať dlhú dobu a môže negatívne ovplyvniť výkon celého CRM systému.

Vyhľadanie a zlúčenie duplicít v CRM systéme

Zabudli ste aktivovať kontrolu duplicít alebo iným spôsobom Vám vznikli počas práce s CRM systémom duplicitné položky? Nezúfajte, vo Vtiger CRM je možné ich jednoducho nájsť a zlúčiť. Slúžia na to dve funkcie Nájsť duplicity a Zlúčiť záznamy. Tieto funkcie sa nachádzajú v každom module. Vyhľadávanie duplicít je podrobne popísané v našom CRM návode. Pre manuálne zlúčenie záznamov prejdite napríklad do zoznamu Organizácií. V zozname Organizácii si zaškrtnite tie záznamy, ktoré chcete zlúčiť. Následne v položke Viac vyberte možnosť Zlúčiť záznamy. Po potvrdení tejto voľby sa zobrazí formulár, v ktorom je potrebné zadefinovať hodnoty, ktoré si želáte zachovať. Kliknutím na tlačidlo [Zlúčiť] dôjde k zlúčeniu označených záznamov do jedného. Do zlúčeného záznamu sa presunú zvolené informácie ako aj všetky súvisiace informácie z duplicitného záznamu. Duplicitný záznam bude následne odstránený a teda v CRM systéme Vám ostane len jediný kontakt bez duplicít.

Máte nejaké otázky týkajúce sa duplicitných záznamov, alebo chcete hovoriť o ďalších požiadavkách, ktoré vám bránia v plnom využití vášho CRM systému?
Napíšte nám komentár alebo nám pošlite e-mail na adresu info@its4you.sk a v našom ďalšom príspevku by sme mohli popísať riešenie vášho problému.

Radi Vám pomôžeme s Vaším podnikaním

Sme stabilným partnerom takmer 15 rokov

Dohodnite si s nami online stretnutie a my Vám zanalyzujeme možnosti presunu Vášho biznisu do online priestoru

Share this post

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *


Za účelom čo najlepšieho využitia našich webových stránok používame cookies. Aby sme neporušili platné zákony, požadujeme váš výslovný súhlas.