Vtiger CRM: automatické pridávanie Emailov ku Kontaktom

V tomto článku si ukážeme ako skenovať poštovú schránku pomocou Vtiger CRM a automaticky pridávať poslané emaily ku Kontaktom

Ako nastaviť mailový skener pre automatické priradenie Emailovej komunikácie

Od nášho zákazníka sme dostali celkom zaujímavú požiadavku s ktorou by sme sa chceli s Vami podeliť

Chceli by sme sa spýtať na jednú funkcionalitu, s ktorou má jeden náš zamestnanec skúsenosti z predchádzajúcej práce kde používali iný CRM systém. User posiela email na nejakú svoju Opportunitu a zároveň da do BCC všeobecný vopred definovaný Email na CRM (napr. crm@vasafirna.sk) a tým pádom sa to uloží v CRM pri danom Kontakte ako Email, takže user ma uloženú celú Emailovú komunikáciu ktorú z daným Kontaktom mal. Identifikácia by bola podľa Emailovej adresy, ktorá je uložená pri Contactov (kedže tam je unique). 

JRK Waste Management s.r.o.

Vtiger CRM obsahuje zaujímavý modul – Mailový skener/konvertor, ktorý ponúka možnosť skenovania Vašej mailovej adresy a vykonávať rôzne automatické akcie.
V tomto konkrétnom prípade potrebujeme skenovať Emailovú adresu crm@vasafirma.sk a kontrolovať skrytú kópiu mailovej adresy BCC na ktorú prepošlete email.
Táto bude následne porovnávaná s databázou Kontaktov a ich emailových adries. Ak sa nájde zhoda priradí sa emailová správa ku Kontaktu.

Pre nastavenie Mail Skenera je potrebné prejsť do Nastavenia -> Nastavenie CRM a v ľavom menu kliknúť na Ostatné nastavenia a následne zvoliť Mailový skener. Zobrazí sa Vám obrazovka ako na nasledujúcom obrázku. Pre nastavenie mailovej schránky kliknite na odkaz “Vytvorenie emailovej schránky teraz“.

Nastavenie CRM - Mail skener

Krok 1 – Podrobnosti

Po kliknutí na odkaz sa zobrazí formulár, ktorý vyzerá takto:

Vyplňte formulár a potom kliknite na tlačidlo Ďalej v dolnej časti.

  • Názov skenera – zadajte popis pre svoju poštovú schránku. Toto slúži len pre Vašu informáciu. Napríklad môj Gmail, mailscan atď.
  • Server – zadajte názov poštového IMAP servera. Napríklad imap.google.com pre Gmail.
  • Užívateľské meno – zadajte svoje prihlasovacie meno svojho emailového servera
  • Heslo– zadajte heslo svojho emailového servera
  • Protokol, SSL-Typ a SSL metóda–  Vyplňte tieto polia týkajúce sa konfigurácie Vašho poštového servera
  • Hľadať
    • výberom položky Všetky vyhľadáte všetky emaily,
    • výberom možnosti Neprečítané môžete skontrolovať iba neprečítané emaily
  • Po skenovaní – Vaše emaily budú po dokončení kontroly označené ako Prečítané alebo Neprečítané
  • Stav
    • zaškrtnutím políčka ponecháte tento poštový priečinok v aktívnom stave
    • odškrtnutím políčka tento poštový priečinok deaktivujete
  • Časové pásmo – Časová zóna IMAP servera

Krok 2 – Vyberte priečinok

Ak ste zadali všetky informácie správne, zobrazí sa zoznam priečinkov v poštovej schránke. Na tejto obrazovke vyberte priečinky, ktoré chcete skenovať a potom kliknite na tlačidlo Ďalej v dolnej časti. INBOX znamená hlavný priečinok pre Doručenú poštu.

Krok 3 – Pridať pravidlá

Na poštovú schránku môžete nastaviť jedno alebo viac pravidiel, ktoré vám umožňujú vykonávať akcie s poštou na základe kritérií. Vyplňte formulár podľa požiadaviek a potom kliknite na tlačidlo Koniec v dolnej časti.

Kritériá pravidiel sa môžu definovať takto :

Od Vyhľadá výskyt textu v poli Odosielateľ emailu
Komu Vyhľadá výskyt textu v poli Komu emailu
Kópia Vyhľadá výskyt textu v poli Kópia emailu
Skrytá kópiaVyhľadá výskyt textu v poli Skrytá kópia emailu
Predmet Porovnajte Predmet emailu pomocou jednej z podmienok (Obsahuje, Neobsahuje, Rovná sa, Nerovná sa, Začína na, Končí na, Obsahuje Ticket ID, Regulárny výraz – Regex ). Pre naše potreby nastavíme podmienku Predmet Nerovná sa a políčko vedľa necháme prázdne
Obsah emailuPorovnajte obsah emailovej správy pomocou jednej z podmienok (Obsahuje, Neobsahuje, Rovná sa, Nerovná sa, Začína na, Končí na)
Vykonať akciu ak
Definujete aká zhoda podmienok musí nastať aby vykonali Akcie

  • Všetky podmienky sú splnené – musí nastať zhoda všetkých podmienok na vykonanie Akcie
  • Aspoň jedna podmienka je splnená – aspoň jedna podmienka by sa mala vyhodnotiť ako pravdivá na vykonanie Akcie

Pre náš príklad zvolíme Všetky podmienky sú splnené

AkciaAkonáhle vyhovuje email podmienke, tak sa vykoná jedna z akcií. Pre nás sú najdôležitejšie tieto:

  • Priradiť Email k Osobe [Od] – Mailový skener najprv vyhľadá (podľa mailovej adresy v module Osoby) či v CRM systéme existuje taká Osoba, ak áno pripojí daný Email k Osobe

 

Nastavenie Pravidla a Akcie pre automatické priradenie emailovej správy ku Kontaktom
  • Ako pravidlo odporúčame definovať kontrolu na pole Predmet a podmienku nastaviť na Nerovná sa a ďalšiu bunku necháme prázdnu, teda v preklade nastavíme podmienku ak Predmet nerovná sa prázdnemu znaku, teda existuje Predmet Emailu, čo je vždy splnené
  • Akciu nastavíme na Priradiť Email k Osobe [Od]

Týmto jednoduchým nastavením sme zabezpečili automatické skenovanie emailovej adresy pre Váš CRM systém a následnému priradeniu emailovej správy ku Kontaktom

Výsledkom je automatické ukladanie emailovej komunikácie k Osobe

Karta Osoby a related Emails

Share this post

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *


Za účelom čo najlepšieho využitia našich webových stránok používame cookies. Aby sme neporušili platné zákony, požadujeme váš výslovný súhlas.