Ako používať Vtiger CRM systém na správu Tiketov

V tomto návode si ukážeme ako sa dá Vtiger CRM Open Source systém použiť na evidenciu a správu servisného procesu

Pomocou CRM systému dokážete zefektívniť správu servisného procesu a manažment znalostí

Pre správne fungovanie je nutné mať nainštalované a povolené moduly

Servisnú požiadavku môžete evidovať pomocou modulu Riešenie problémov. Nájdete ho v hlavnom menu v záložke Podpora. Požiadavka môže byť oznámená najčastejšie týmito spôsobmi:

  • telefonicky – manuálne vytvorená požiadavka v CRM
  • zaslaná emailom – manuálne alebo automaticky vytvorená požiadavka v CRM
  • prostredníctvom zakazníckeho portálu

Riešenie problémov v hlavnom menu

Kliknutím na button “Pridať novú požiadavku” sa Vám zobrazí formulár na vytvorenie nového záznamu.

Pridanie novej požiadavky

Pre správne zaevidovanie požiadavky v CRM systéme je nutné vyplniť niekoľko povinných polí:

  • Názov požiadavky – krátky popis
  • Organizácia – kliknutím vyberte príslušnú Organizáciu
  • Osoba – kliknutím vyberte príslušnú Osobu, ktorá danú požiadavku nahlásila. Toto pole však nie je povinné
  • Pridelené k – vyberte používateľa CRM systému, ktorý sa ma danej požiadavke venovať
  • Produkt – kliknutím definujete o aký Produkt sa jedná
  • Priorita – zvoľte z jednej možností (Nízka až Naliehavá)
  • Stav – veľmi dôležité pole. Definuje v akom stave sa nachádza daná požiadavka. Udržiavajte prosím tento Stav stále aktuálny, aby ste mohli mat prehľad o Otvorených alebo Ukončených požiadavkách
  • Závažnosť  – zvoľte z jednej možností (Malá až Kritická) podľa závažnosti problému
  • Hodiny – v tomto poli si viete evidovať odpracované hodiny
  • Kategória – zvoľte z jednej možností (Malý až Veľký problém)
  • Dni – toto pole slúži na evidenciu odpracovaných dní, avšak mi odporúčame používať iba pole Hodiny. Je to lepšie pre reportovanie odpracovaných hodín
  • Podrobný popis – toto textové pole slúži na podrobnejší a dlhší popis problému alebo požiadavky od Vášho zákazníka

Po uložení záznamu, systém automaticky rozpošle mailové notifikácie definované v Nastaveniach CRM systému. V hlavnom menu zvoľte Nastavenia -> Nastavenie CRM. Potom v nastaveniach v ľavom menu rozbaľte položku Automatizácia -> Automatické procesy (Worfflows). Nakoniec v hornom zozname vyberte iba procesy definované pre modul Riešenie problémov tak, ako to ukazuje obrázok nižšie a zobrazia sa Vám všetky automatické procesy, ktoré sú zadefinované pre daný modul.

Nastavenie CRM systému - Automatické procesy

Keďže predošlá požiadavka bola vytvorená priamo v CRM systéme, tak sa spúšťajú tieto procesy:

  • Ticket Creation From CRM : Send Email to Record Owner – záznam vytvorený v CRM a notifikácia ide na Prideleného používateľa
  • Ticket Creation From CRM : Send Email to Organization – záznam vytvorený v CRM a notifikácia ide na definovanú Organizáciu
  • Ticket Creation From CRM : Send Email to Contact – záznam vytvorený v CRM a notifikácia ide na definovanú Osobu

Kliknutím na konkrétny proces môžete vidieť kedy sa má daný proces vykonať, zadefinované podmienka a poslednej časti vidíte Akcie pre automatické procesy.

Úprava notifikácie v CRM systéme

Chcete moderne a efektívne

riadiť svoj biznis ?

Share this post

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *


Za účelom čo najlepšieho využitia našich webových stránok používame cookies. Aby sme neporušili platné zákony, požadujeme váš výslovný súhlas.